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2013年1月19日 星期六

[新聞] 8千名國稅局員工改用OpenOffice

[新聞] 8千名國稅局員工改用OpenOffice


iThome online 文/楊晨欣 2013-01-18

考慮到更新微軟Office版本的授權費用過高,又希望使用開放格式的辦公作業軟體,財政
部財政資訊中心導入OpenOffice,時經1年使用員工數已達8千多名,也省下1億3千萬元的
軟體授權費

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▲財政部財政資訊中心帶領臺灣5地區的國稅局導入OpenOffice辦公軟體,目前共計8千多
名員工使用,財政資訊中心估算,共省下了約1億3千萬元的軟體購置費用。

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財政部財政資訊中心加上臺灣5地區的國稅局導入OpenOffice辦公軟體,目前共計8千多名
員工使用,更預計在今年大幅移除原有的微軟Office軟體,只會保留5%的Office軟體授
權,用於轉換對外交換的文件檔案。

在2011年時,財政資訊中心和5地區國稅局(含臺北國稅局、高雄國稅局、臺灣省北區國
稅局、臺灣省中區國稅局和臺灣省南區國稅局)接下了一個政府招案,這些單位將會有密
切的合作,自然文件檔案交換頻率也會增加,同時,又面臨機關內部Office軟體版本過舊
,大都是微軟舊版的Office 2000或Office 2003,正好是辦公軟體的升級時機。

但是考慮到全部換新的Office軟體授權費用並不便宜,Office 2007以上版本的使用介面
也和過去大不相同,財政資訊中心就開始考慮,既然使用者都要適應新介面,那不如趁這
個機會導入開放格式的辦公軟體。

因為財政部屬公家機關,大部分屬敏感資料,所以辦公軟體在線上操作較有洩漏資料的疑
慮,在這個考量之下,像Google雲端作業軟體自然就不在考慮範圍內。

負責導入這次專案的財政部財政資訊中心助理設計師曾政龍表示,當時財政資訊中心想買
斷授權,又希望不被軟體格式限制,因此同時評估了3個自由軟體方案,分別是
LibreOffice、OpenOffice和EIOffice。

但實際比較過後,發現EIOffice不夠自由,輸出的文件檔並不是ODF的開放格式,而
LibreOffice對使用者使用問題的支援較不足,有問題時沒辦法立即解決。最後,財政資
訊中心才選擇OpenOffice作為替換微軟Office的選擇方案。

高層主管出席教育訓練帶頭導入

決定好軟體後,財政資訊中心從2011年11月起,就開始進行OpenOffice的一連串導入措施


首先是舉辦財政資訊中心以及5區國稅局的OpenOffice內部說明會,但重要的是,每次有
內部說明會,財政資訊中心主任蘇俊榮,以及各國稅局的高層主管都會親自出席,來支持
這個專案導入。

此外,蘇俊榮更會在很多公開場合宣導Open Office的好處。在推廣期間,財政資訊中心
和5區國稅局甚至共同舉辦了「OpenOffice.org學習成果文件競賽」,透過競賽讓使用者
熟悉這套軟體。

曾政龍表示,這次的專案能夠導入成功,有很大原因來自於高階主管的支持與親身力行,
帶領底下員工嘗試和過去不同的辦公作業軟體環境。

投入人力幫助使用者轉換

OpenOffice和微軟Office的文件格式仍有不相容之處,例如微軟Office的Word文件檔轉存
成OpenOffice文件檔時,就可能發生版面格式錯誤的問題。

曾政龍表示,財政資訊中心原本就知道這個問題,他們最常用的又是Excel的試算表功能
,萬一因格式錯誤,例如原本要填入A格的資料反而填入了B格,文件內容就可能無法使用
。因此在導入前,財政資訊中心就先花了一番工夫分析文件,知道哪些文件格式,容易造
成格式轉換的版面錯誤。

最後的結果是,大約44%的文件在不同Office軟體轉換時,會出現格式錯誤,使用者得手
動調整文件格式,但有56%的文件能夠自動轉換成功。透過這樣的分析,財政資訊中心在
實際導入時,也能知道針對哪些文件,必須加強協助使用者進行文件轉換的教學。

要將過去財政資訊中心的文件都轉為ODF開放格式,是件不小的工程,為了解決使用者的
軟體使用問題,財政資訊中心不僅提供線上諮詢和電話專線,讓使用者擁有連絡窗口解決
問題,曾政龍更依人數為單位,最少10~20人、最多40人為一組,配置1個種子人員以面對
面解決OpenOffice使用及文件轉換問題。

保留5%舊版軟體作為對外文件交換緊急窗口

財政資訊中心加上5區國稅局目前已共計8千多名員工使用OpenOffice,內部文件流通也採
ODP檔案格式。但是對外的文件交換,仍有相容問題存在,因為其他政府機關大都還是使
用微軟Office,和OpenOffice文件檔案格式並不相容。

因此財政資訊中心的應對方式是,如果只是提供瀏覽而不讓對方編輯的文件,那就採PDF
格式來交換;但如果是需要交給上級機關修改的文件,例如行政院或立法院,那就將這些
文件檔案在OpenOffice中,轉存成微軟Office文件的格式,舉Word來說,再另存成Doc格
式。

另外,有時候政府機關也會有急迫性公文下達,要財政資訊中心與國稅局快速回覆,所以
在對外窗口上,仍會保留5%的微軟Office軟體授權,來快速編輯與回覆文件,以免收到
緊急公文時還得先轉檔成ODF,編輯完成再轉存成Doc檔案。

財政資訊中心與5區國稅局目前共計已在其內部14,039臺個人電腦上導入OpenOffice,財
政資訊中心估算,省下了約1億3千萬元的軟體購置費用。文⊙楊晨欣

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